Kurt Söser

Mein OneNote-System

black smile - quadrat

Wie ich OneNote als Produktivitätstool einsetze

Seit mittlerweile fast 10 Jahren arbeite ich mit OneNote und hab schon so einiges seit der Version 2010 „erlebt“ und mitgemacht. Seit letztem Jahr ist die OneNote App meine Standard-App geworden und ich hab seitdem nur zweimal auf OneNote 2016 zurückgreifen müssen.

Da die App laufend mit Neuerungen versehen wird, gibt es so gut wie jede Woche etwas Neues zu entdecken und gerade als „OneNote-Freak“ versuche ich das meiste aus der App herauszuholen. In diesem Beitrag soll es um meinen Einsatz von OneNote gehen und wie ich  OneNote einsetze um mich zu organisieren und produktiv zu bleiben. Es ist jedoch nur ein Teil meiner „Selbstorganisation“, da Mails und To-Do natürlich einen weiteren „Baustein“ ausmachen, wie ich tagtäglich mit meiner Arbeit vorankomme.

 Vielleicht ist ja für Dich etwas dabei, ich würde mich auf alle Fälle über einen Kommentar oder Feedback freuen!

 

Mehr als nur ein Notizbuch

Die meisten OneNote-User verstehen OneNote als Notizbuch-App, die dafür gemacht ist, sich Notizen zu machen. Ich verwende OneNote aber für weitaus mehr; ich mach damit Präsentationen, hab dort meine Inhaltssammlung von wichitgen Dokumenten und ich organisiere sämtliche #kurtrocks Events damit.

Wichtig ist für mich in diesem Zusammenhang, dass man sich nicht auf EIN Notizbuch bezieht, sondern mehrere Notizbücher für verschiedene Zwecke anlegt. Ich hab so ungefähr 15-20 aktive Notizbücher (je nach Projekte und Jahreszeit) und in Summe sicherlich schon mit mehreren hundert Notizbücher gearbeitet. Die beiden wichtigsten Notizbücher für mich sind aber mein „kurtrocks OneNote“ und mein „kurtocks Events“

Diese beiden Notizbücher sind immer an oberster Stelle und werden definitiv am häufigsten bearbeitet.

Mein kurtrocks OneNote ist mehr als nur mein Notizbuch, sondern meine Arbeitsumgebung

"panta rhei"

Ein Grundsatz/Eine Grundphilosophie, den/die ich bei allen meiner Workshops immer wieder über OneNote sage, ist das man OneNote nicht als abgeschlossenes Dokument (wie z.B. Word) sehen darf, sondern, dass ein Notizbuch sich ständig verändert und den Gegebenheiten anpassen soll. Darin sehe ich auch die Größte Stärke von OneNote. Alles ist frei konfigurierbar und Inhalte lassen sich spielend einfach und rasch neu arrangieren.

Mein „kurtrocks OneNote“ fungiert da als Home-Basis. Dort liegen die „schnellen Notizen“ (der Standardspeicheort für Notizen), ein Abschnitt mit „Besprechungen“ und zur Zeit fünf weitere Abschnittsgruppen (!). Ich arbeite hier sehr, sehr gerne mit Abschnittsgruppen, um Dinge noch besser strukturieren zu können.

Wie man im Screenshot erkennen kann, habe ich OneNote nicht nur im „Dark Mode“ im Einsatz, sondern habe jede Abschnittsgruppe mit einer Zahl (wegen der automatischen Anordnung) und einem Icon versehen. Das lockert das Ganze nicht nur auf, sondern gibt mir auch visuelle Unterstützung für meine Struktur.

Die Icons sind ganz einfach über  die eingebaute Windows-Emoticon-Tastatur hinzugefügt worden (WIN + . )

Abschnittsbereiche in OneNote

Die fünf Abschnittsgruppen haben sich bei mir erst in diesem Sommer nach einer längeren Überlegung und Beschäftigung mit Methoden wie „Getting Things Done“ ergeben und spiegeln auch so meine aktuelle Arbeitssituation wider. Nachdem ich sehr viele Projekte gerade gleichzeitig am Laufen habe, musste ich hier mir eine „Ordnung“ überlegen.

Unter „laufend“ kommen hier Dinge rein, die fortlaufend bearbeitet werden müssen wie zum Beispiel meine Ideen und Sammlungen zu den #kurtrocks News, bzw. ist dies auch ein „HOT-Place“, also eine Platz, der als Sammlung von Dingen kurzzeitig genutzt wird. Dort entstehen ganz rasch neue Abschnitte und neue Seite, die dann aber sehr bald wieder in andere Bereiche/Notizbüchern verschoben werden. Es dient also praktisch auch als „Inbox“ für neue Projekte und Dinge, die ich unbedingt weiterverfolgen muss.
Auch hier versuche ich mit Icons immer eine optische Unterstützung zu erreichen.

 

Getting things Done

Getting Things Done (GTD) ist eine Selbstmanagement-Methode von David Allen, die ihren Nutzern effizientes und belastungsfreies Arbeiten ermöglichen soll. Sie strebt an, den gesamten Alltag einer Person u. a. mit kontextbezogenen Aufgabenlisten zu erfassen. So sollen sowohl Perspektive über die verschiedenen Themen als auch Kontrolle über die Arbeit erreicht werden. Hauptprinzip der Methode ist, dass der Nutzer alle seine anstehenden Tätigkeiten in einem Verwaltungssystem erfasst und dadurch den Kopf frei hat für Wichtigeres, nämlich die Erledigung der aktuell richtigen Aufgabe, ohne befürchten zu müssen, andere Aufgaben zu vergessen oder den Überblick zu verlieren.

Alle aktiven Projekte (oder wie ichoft dazu sage: „Baustellen“ kommen dann in die nächste Abschnittsgruppe. 

Damit habe ich alles an einem Ort beisammen: wichtige, zum Projekte gehörige E-Mails (dazu noch später), Dokumente, Besprechungen, Notizen, Skizzen, … alles kommt hier rein! Auch hier gilt wieder: Sobald ein Projekt abgeschlossen ist, kommt es sofort wieder raus und wird dann in (m)ein Archiv-Notizbuch verschoben.

Im Allgemeinen reicht mir die Hierache mit „Abschnitt-Seiten-Unterseite-Unterseite“ auch aus, bei einem größeren/längeren Projekt mache ich dann aber nochmals eine Unter-Abschnittsgruppe, um hier zum Beispiel nochmal eine Gruppierung zu erreichen. Hört sich furchtbar kompliziert an, aber genau das ist einer der riesigen Vorteile der OneNote-App, dass die Abschnittsgruppen so unglaublich einfach zu öffnen und schließen sind. Mit OneNote 2016 wäre ich hier verzweifelt.

 

Stichwort Besprechungen/Meetings

Hier habe ich mir im oben schon erwähnten Abschnitt eine eigene OneNote-Seite als Vorlage erstellt, die automatisch dann als neue Seite in dem Abschnitt erstellt wird.

Der dritte Abschnittsbereich ist reserviert für Projekte, die gerade auf „Pause“ gestellt sind, also Arbeiten/Baustellen, wo ich gerade nix zu tun habe, bzw. wo ich auf Antwort warte.

Dadurch kann ich mich auf die im Abschnitt 2 laufenden Projekte fokussieren und kann aber bei Bedarf sehr rasch wieder ein ganzes Projekt „aktiv“ machen.

Windows Emoji Tastatur

Mit der "Win + . " wird ganz einfach die Emoji-Tastatur eingeblendet und man kann aus einer Fülle von Symbolen auswählen.

Den „Later“-Bereich habe ich erst kürzlich hinzugefügt, da ich draufgekommen bin, es gibt Dinge, die nicht wirklich ein Projekt sind, an dem ich Arbeite, sondern ich einfach einen Bereich brauche, der so unter „allenfalls“ läuft. Also Dinge, die ich mir gern mal anschauen würde, oder wo einfach noch nichts wirklich fixiert ist. 

Dieser Bereich wird aber mindestens jede Woche mal durchgesehen und evaluiert, um hier einen Fortschritt zu gewährleisten bzw. damit ich keine „Möglichkeiten“ übersehe

Zu guter Letzt findet sich in meinem Hauptnotizbuch auch noch ein Archiv. Das ist praktisch mein Wissens- und Nachschlage-Archiv, wo ich zum Beispiel Infos zu meiner Homepage, meiner „Firma“, Schuldaten, Personalia und viele, viele andere Dinge abgelegt habe. (Ja, ich vertraue sogar OneNote persönliche Dokumente wie Geburtsurkunde und Führerschein an, denn selbst wenn ich irgendwann mal alles verlieren sollte oder ich in Mexiko City ausgeraubt werde: einen Internet-Zugang finde ich immer und somit habe ich rasch Zugriff auf meine wichtigsten Dokumente, weltweit!)

Durch die unglaublich mächtige Suche in OneNote habe ich hier ganz rasch gefunden, was ich brauche.

Dokumente Scannen

Da natürlich nicht alle Dokumente sofort in digitaler Form vorliegen, "scanne" ich die meisten "Papiere" ein. Dazu verwende ich entweder die App "Office Lens" oder gleich die in der OneNote Smartphone App eingebaute Funktion, Fotos automatisch drehen und zuzuschneiden. 

Event-Organisation mit OneNote

Mittlerweile nimmt meine Fortbildungstätigkeit den größten Bereich meines Arbeitslebens ein. Ich bin ja seit Jahren „Teilzeit-Lehrer“ und habe jährlich an die 100 Events, Workshops, Seminare,… (alle Events unter www.kurtsoeser.at/kurtrocks-events)

Um hier den Überblick nicht zu verlieren, organisiere ich diese chronologisch in einem Extra-Notizbuch. Dieses Notizbuch ist in mittels Abschnittsgruppen in Monate eingeteilt (beginnend mit dem Jahr, damit die automatische Sortierung greift) und diese Abschnittsgruppen beinhalten für jedes Event einen eigenen Abschnitt der FORM 20XX-XX-XX – Event-Name.

Damit habe ich eine guten chronologischen Überblick über alle zukünftigen Workshops, Seminare, Vorträge,…

Und wenn ein Monat erledigt ist, kommt es natürlich wieder in ein eigenes Events-Archiv-Notizbuch. 

Workflow mit MS Flow

Damit ich hier möglichst zeitsparend arbeite und nicht jedes Event händisch mit Abschnitt und Infos versehen muss, habe ich mir mithilfe von Microsoft Flow einen automatischen Workflow definiert (der noch nicht ganz perfekt ist).

Sobald ich einen Termin in meinem Outlook-Events-Kalender erstelle, wird dieser Flow ausgeführt. 

 

Der erste Schritt ist die Neu-Formatierung des Workshop-Datums (damit ich das in dem Format zur Verfügung habe, das ich dann benötige)Drittel Spalte (und ein Bild)

Dann wird Abschnitt in meinem Notizbuch mit 20XX-XX-XX – Name des Events erstellt und darauf hin auch noch eine eigene OneNote-Seite mit den wichtigsten Informationen zu diesem Event.

Zu guter fügt dieser Workflow  das Event noch auf meine To-Do-Liste hinzu und setzt Fälligkeit und Erinnerung. 

Alles beisammen

In den jeweiligen Events-Abschnitten liegen dann alle möglichen Dinge, besonders mein „Playbook“, also meine Planung des Workshop-Ablaufs, aber auch die Präsentation, die ich für jeden Workshop verwende.

Hier verlasse ich mich auch deswegen auch OneNote, da ich so auf jedem Computer UND auf meinem Smartphone auf alle Informationen zugreifen kann. Sei es um auf die Hotel-Buchung zuzugreifen, letzte Infos zum Ablauf zu ändern oder auch die Honorarnote mittels Office Lens hier abzulegen.

Dieser Event-basierte Zugang ist natürlich speziell auf mich zugeschnitten, in der Schule könnte ich mir hier aber eine ähnliche Vorgangsweise konzipieren.

Feedback erwünscht!

Wie schon oben erwähnt, sind meine Notizbücher ständiger Veränderung unterworfen und ich versuche immer zu optimieren, um effizienter zu werden und Zeit zu sparen.

Bei den Notizbüchern für meinen Unterricht schaut das Ganze etwas anders aus. Da ich hier mit Klassennotizbüchern arbeite, läuft hier einiges anders ab. In 10 Tagen geht es ja wieder los mit dem Unterricht und einige Vorbereitungen habe ich schon erledigt. Sobald ich meine (neue) Struktur habe, werde ich natürlich wieder hier darüber berichten!

 

Mich würde wirklich interessieren, wie ihr eure OneNote Notizbücher organisiert und welche Tipps ihr hier habt!

Hinterlasse doch einen Kommentar unten!

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Hinweis/Empfehlung

An dieser Stelle muss ich unbedingt eine klare Empfehlung für Sascha Sohn’s Beitrag/Video machen, der zeigt, wie er sich und seinen Unterricht mit OneNote organisiert:

Papierloser Unterricht mit OneNote

NACHTRAG: Kaufempfehlung OneNote-Buch

Nachdem ich genau heute mein Exemplar des brandneuen OneNote-Buches von Jürgen Wolf erhalten habe und nach dem ersten, intensiven Durchblättern absolut begeistert bin, muss ich hier noch eine klare Kaufempfehlung für dieses unglaublich tolle OneNote-Einleitungsbuch aussprechen.

Genau so etwas habe ich mir immer schon gewünscht und nun ist eine logische Einführung in OneNote mit allen aktuellen (!) Features auf 300 Seiten in Farbe (!) mit hunderten Screenshots verfügbar. 

Normalerweise bin ich hier sehr kritisch, aber dieses Buch bekommt von mir eine definitive Kaufempfehlung!

7 Comments
ngu 8. November 2019
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Danke für den tollen Beitrag. Was mich aktuell an OneNote stört sind die verschiedenen Versionen, die alle andere Funktionen anbieten. OneNote Web, OneNote 2016 und die OneNote App. Zum Beispiel kann man unter OneNote 2016 Tabellen-Rahmen ein und ausblenden. Die anderen zwei Versionen bieten das nicht an. Hoffe Microsoft wird das eines Tages vereinheitlichen können und weitere Formatierfunktionne freischalten.

Rudolf Gruber 5. September 2019
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Danke für den Einblick in die Arbeitsorganisation. Ich persönlich arbeite mit OneNote seit ca. 2007 und es hat mein Arbeitsleben revolutioniert. Ich bin heute fast ausschließlich papierlos organisiert und das funktioniert insbesondere wegen OneNote. Mit der OneNote App war ich anfangs nicht besonders glücklich. Mittlerweile hat sich der Funktionsumfang ja merklich verbessert und die App am Smartphone hat mir auch schon ein paar Mal das Leben erheblich erleichtert. Ich bin schon gespannt, wie es da in Zukunft weitergeht.

Jesper 4. September 2019
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Ich muss immer noch in der Lage sein, Gleichungen zu schreiben. (Mathematiklehrer) Das kann ich in der App nicht machen. Auf dem Desktop 2016 kann ich perfekt Gleichungen schreiben. Wie machst du das in der App?

Phil 2. September 2019
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Danke für den Einblick! Ich spiele mich derzeit auch mit meiner Struktur (auch mit Flow-Experimenten). Aber OneNote ist da echt ideal, weil man einfach alles ablegen kann 👍🏻