Kurt Söser

Microsoft School Data Sync in der Praxis

black smile - quadrat

...ein etwas anderer Schulstart

Für mich ist die erste Schulwoche vorbei und umso schräger ist es, dass ich noch keinen einzigen (!) Schüler-Kontakt hatte, dafür sonst das Gefühl habe, eigentlich nur für die Schule gearbeitet zu haben. Nachdem ich heuer abermals meine Unterrichtstätigkeit reduziere und keine Wiederholungs- und Modulprüfungen ablegen musste, blieb viel Zeit habe ich meine ganze Zeit für andere, organisatorische  Dinge aufgewendet. 

Neben der „klassischen“ Eröffnungskonferenz am Dienstag haben wir an der HAK Steyr immer am Donnerstag in der ersten Schulwoche einen pädagogischen Tag, den ich heuer zum ersten Mal mit einer Keynote zum Thema „Bildungs(r)evolution – Bildungstransformation“ beginnen durfte (Folien nebenan). Und am Nachmittag waren dann noch zwei MS Teams Workshops im Zug unseres HAK Steyr 4punkt0 Schulentwicklungsprojektes dran, um den Kolleginnen und Kollegen Microsoft Teams noch schmackhafter zu machen.

Freitag war dann gleich noch ein Inspirationsworkshop im „altehrwürdigen“ Theresianum in Wien dran, wo ich nicht nur zwei meiner „Lieblings-MIEExperts“ treffen durfte, sondern (hoffentlich) auch 20 KollegInnen über die Möglichkeiten und Gefahren des Unterrichtens im 21. Jahrhundert inspirieren durfte. Meine Workshoptätigkeit nimmt immer weiter zu (auch wenn ich selber schon sehe, dass da nimmer mehr geht) und ich freue mich immer, mein Wissen und meine Erfahrungen mit anderen Kolleginnen und Kollegen teilen zu dürfen!

 

 

Für das Schulentwicklungsprojekt der HAK Steyr wurde ja heuer unter anderem das Ziel gesetzt, dass wir einerseits organisatorische Dinge überwiegend über MS Teams abwickeln und andererseits MS Teams auch in ALLEN Tabletklassen der HAK Steyr eingesetzt werden soll. 

So habe ich nicht nur im Laufe des Sommers ein LehrerInnen-Team in MS Teams aufgesetzt und erweitert, sondern wollte auch, dass jede der sechs Tablet-Klassen für jedes Fach ein eigenes Team erhält. Nachdem ich schon länger mit School Data Sync vertraut bin, das aber noch nicht in der Praxis erprobt habe, stand diese Woche eine intensive Beschäftigung damit an.

Das LehrerInnen-Team der HAK Steyr soll als zentraler "one-stop-shop" für alles Organisatorische der HAK Steyr fungieren

"Herbstputz"

Zuvor habe ich aber noch eine andere Zielsetzung aus unsere Projekt realisiert. Aus der Arbeit in den letzten 8 Jahren mit Office 365 an der Schule ist schon einiges an Datenmüll in Form von Office 365-Gruppen usw. angefallen. Diese habe ich mal durchforstet und so gut es ging „ausgemistet“, da Gruppen wie „Die drei lustigen 4“, oder „AA Nachmittagsbeschäftigung“ etwas kontraproduktiv für eine ordentliche Organisation sind.

In diesem Zusammenhang erwähne ich immer wieder, dass eigentlich das Recht Office 365-Gruppen/Teams zu erstellen eigentlich kein Lehrer und kein Schüler haben soll. Dies lässt sich ganz einfach mit ein paar Schritte (und einem PowerShell-Script) realisieren. 

Klassenvorstand-Teams

Der erste Schritt war, den mühsamen Prozess, jedes Jahr wieder neue Klassenverteiler für E-Mails anzulegen, zu vereinfachen und hier gleich auch in Richtung MS Teams zu denken. Wir haben zwar in den letzten Jahren – dank einer externen Betreuung durch eine Firma – immer schon Office 365 Gruppen automatisiert über einen Sync mit dem AD erstellen lassen, jedoch ist dadurch einfach nicht immer „sauber“ die Schule abgebildet worden und gerade für die Office 365-Welt war das jedes Jahr wieder von vorne anzugehen.

Mit dem Gedanken, dass jeder Klassenvorstand ab sofort auch ein Microsoft Team zur Kommunikation und zum Austausch erhalten soll, habe ich nun für jede Klasse eine eigene Office 365 Gruppe der Form „JGXXXX-YY@hak-steyr.at“ erstellt (nach Abschlussjahrgang und Klassenbezeichnung), der Name bezeichnet aber die aktuelle Klassenbezeichnung. Dadurch hat jede Klasse nicht nur eine eindeutige ID, sondern ist auch innerhalb der E-Mail-Kommunikation und OneDrive-Freigaben usw. eindeutig und klar mit dem Klassennamen identifizierbar. Die Idee hinter diesen Klassengruppen ist auch, dass diese Office 365-Gruppen nun die gesamte Schulkarriere über lang leben und jedes Jahr nur der Name verändert werden muss bzw. die Klassenvorstände ganz rasch die Teilnehmer auch updaten können. 

Damit jede Klasse dann auch noch ein Microsoft Teams zur Verfügung hat, habe ich dies ganz einfach im Office 365-Admin-Portal mit einem Mausklick für jede Gruppe aktiviert.

Somit steht dem Klassenvorstand und der Klasse nicht nur eine eigene Gruppe mit E-Mail-Adresse und Kommunikationsbereich zur Verfügung, sondern man könnte hier auch Gruppenkalender, -bibliotheken, Planner-Funktionen, SharePoint-Website, und noch vieles mehr in seiner Klasse einsetzen und über fünf Jahre hinweg, seine Klasse zu einer digital organisierten Einheit „formen“. Gerade als Business-Schule sehe ich hier riesigen Aufholbedarf, dass wir unsere Schülerinnen und Schüler auch auf diese Weise Methoden und Mittel mit ins spätere Berufsleben mitgeben!

 

Dahinter stecken natürlich viele Überlegungen und auch Detailfragen, wie man in Zukunft in der Schule weiterarbeiten möchte; ich hab daher beim Erstellen auf die Hilfe von SDS verzichtet und alle Klassenteams händisch angelegt. Die Zuordnung der ca. 700 Schülerinnen und Schüler habe ich dann einfach im Azure Active Directory mithilfe von CSV-Uploads erledigt.

Die Arbeit in den nächsten Jahren wird dann eher gering ausfallen, da es pro Schulanfang maximal 7 neue Klassenteams hier einzurichten gibt. 

 

SDS - School Data was?

School Data Sync ist eine von Microsoft kostenlos zur Verfügung gestellte Plattform, um Schüler/Lehrer und Kurse/Klassen automatisch anzulegen und automatisch auch Zuordnungen zu machen. Für School Data Sync ist nur eine Office 365-Umgebung der Schule (=Tenant) notwendig und als Office365-Admin kommt man auf die Verwaltungsoberfläche

Microsoft School Data Sync

Vereinfachen Sie die Kursverwaltung in Office 365. School Data Sync liest Listen aus Ihrem Schulinformationssystem (SIS) und erstellt Kurse und Gruppen für Microsoft Teams, Intune für Bildungseinrichtungen und Drittanbieter-anwendungen. Das Beste ist, dass es kostenlos ist.

 

Zur Einrichtung und Funktionsweise von Microsoft School Data Sync verweise ich auf die ausgezeichnete Dokumentation von Microsoft selbst bzw. das nebenstehende Video, hier seien nur kurz meine Überlegungen dargestellt.

SDS - Vorüberlegungen

Ich hab mich – im Nachhinein betrachtet – ein wenig zu schnell auf das Anlegen der Gruppen/Teams fokussiert und daher gleich an dieser Stelle die Vorüberlegungen zur SDS (die ich erst im Nachhinein gemacht habe).

School Data Sync kann mit einer Vielzahl von School Informationssystemn arbeiten, doch leider (natürlich) nicht mit Untis oder Sokrates, die beiden „Standards“ in Österreich im Bundesschulbereich. – Ich kann mir auch nicht vorstellen, dass das in näherer Zukunft sich ändern wird, da Grubers&Peters (Untis) und auch Sokrates (bitmedia) hier die Schnittstellen aufmachen bzw. anbieten werden. Also musste ich den Weg über CSV-Files gehen.

 

SIS-ID

Nachdem unsere Schule als „datenführendes System“ Sokrates verwendet und dann alle Schülerinnen und Schüler sowie natürlich auch die Lehrerinnen und Lehrer nach Untis importiert, hat jeder User ja eine eindeutige ID. Nachdem die in SDS genannte SIS-ID (School-Information-System-ID) frei (alphanumerisch) gewählt werden kann, ist es natürlich sinnvoll hier nicht wieder neue IDs zur vergeben, sondern diese aus Sokrates/Untis weiter zu verwenden. 

Ich habe mich entschlossen, bei den Lehrerinnen und Lehrern ihr Kürzel (beim mir z.B. SOESER) und die Schülerinnen und Schüler die letzten sechs Ziffern der Sokrates Nummer (z.B. 110067) zu verwenden. Die vorderen sechs entsprechen ja der Schulkennzahl (HAK Steyr: 402428). Dadurch ist in jedem System eine rasche, eindeutige Identifikation der User möglich. 

 

Teams/Gruppen-Namen

Für die zu erstellenden Gruppen/Teams habe ich mich an meine eigene Empfehlung gehalten, die ich in meinem vorigen Blog-Beitrag „Zum Schulstart mit Microsoft Teams“ erläutert habe. Da bei uns an der HAK Steyr schon mit Modularisierung der Oberstufe gearbeitet wird, ist nun ein Team pro Klasse pro Semester vorgesehen.

Bsp: WS2019 – 5DK – MAM  = Mathematikunterricht der 5DK im Wintersemester 2019

Hier kommen aber gleich mehrere, sehr wichtige Bemerkungen:

  • Gibt es mehrer Gruppen in einer Klasse habe ich dem Teamnamen noch ein Suffix mit dem Namen des Lehrers angefügt. z.B.: WS2019 – 3EK – ENWS_SOESER
  • Bei klassenübergreifenden Teams (z.B. bei Sprachgruppen) habe ich immer beide Klassennamen in den Team-Namen eingearbeitet. z.B.: WS2019 – 2ACK – ITWS
  • Die Office 365-Gruppen/Teams werden alle mit einer eindeutigen ID erzeugt die IMMER mit „section_ “ beginnt. Dies lässt sich auch nicht ändern und ist von Microsoft so vorgesehen, um keine Konflikte mit bestehenden Gruppen zu erhalten.
  • Die eindeutige Gruppen-ID sollte somit auch schon die notwendigen Infos enthalten, damit man rasch und schnell sehen kann, wann welche Gruppe erstellt worden ist und für wen und was sie eingesetzt wird.

CSV-Dateien erstellen

Für die Synchronisation in SDS sind also sechs CSV-Dateien notwendig:

  • school.csv – die Schule(n): in meinem Fall nur eine
  • teacher.csv – alle Lehrer: mit eindeutigem Kürzel als SIS-ID und Benutzername
  • student.csv – alle Schüler: mit eindeutiger Sokrates-ID als SIS-ID und Benutzername
  • section.csv – die zu erstellenden Fächer/Gruppen
  • teacherroster.csv – Zuordnung der Fächer zu den Lehrern
  • studentenrollment.csv – Zuordnung der Fächer zu den Schülern

Diese CSV- Dateien geben die notwendigen Verknüpfungen der Daten untereinander an. Ich hab mal versucht, das Ganze aufzuzeichnen, um die Logik dahinter zu verdeutlichen.

Ausgangsbasis war für mich eine Sokrates/Untis-Export mit allen Usern, den jeweiligen Klassen und den Fächern in den Klassen, und welche Lehrerinnen und Lehrer diese Unterrichten. Das schreit aber förmlich nach verdammt viel Arbeit… 😉

Somit habe ich in akribischer Kleinarbeit mittels ein paar Excel-Basics („SVerweis“ und „Verketten“ rocks!) die notwendigen CSV-Dateien erstellen müssen. Besonderes Augenmerk (und das hat mich auch die meiste Zeit gekostet) richtete ich hier auf die Erstellung der Datei sections.csv, um hier nicht nur saubere Team-Bezeichnungen zu erhalten, sondern auch die Meta-Daten gleich sinnvoll zu befüllen.

Auch wenn diese nicht notwendig sind, so bringt es doch klare Vorteile möglichst viele Informationen in die Kurse zu packen, damit man es eventuell später einmal leichter hat.

So habe ich den Parameter „Course Description“ gleich mal mit dem Lehrer-Namen versehen, was gerade für die Erstellung der teacherroster.csv-Datei große Vorteile bot.

Wichtig: Ich habe die studentenrollment.csv-Datei leer gelassen, da wir an unserer Schule vereinbart haben, dass in diesem Semester die Lehrerinnen und Lehrer selbst für die Zuordnung der Schülerinnen sorgen (das machen sie in WebUntis auch selbst), da es bei uns an der HAK Steyr extrem viele Teilungen und Gruppen gibt, die sich auch noch in der zweiten Schulwoche ändern (können).

Dank eines kleinen Makros habe ich zumindest die Dateien relativ schnell in das richtige CSV-Format exportiert bekommen (CSV bedeutet nämlich wirklich Komma/Beistrich und nicht wie Excel es macht: Strichpunkt!)

SDS Profil anlegen und los geht's...

Sobald man die sechs CSV-Dateien hat ist der Rest ein ziemliches Kinderspiel. (siehe Video oben)

Bei uns sind ja die User schon alle dank eines Active Directory Syncs angelegt, aber auch das User erstellen könnte von SDS übernommen werden. Das „Matching“ von vorhandenen Usern und den Usern in den CSV-Files (teacher.csv und student.csv) ist sehr effizient und hat ausgezeichnet funktioniert. Die wenigen Fehler sind schnell korrigiert bzw. waren es bei mir einfach die letzten Zeilen die noch mit Extra Kommas zu den Fehlern geführt haben.

Ich habe bewusst den Haken bei der Synchronisierungsoption für Anzeigenamen weggegeben, da ich so verhindern möchte, dass Lehrer ihre Teams bewusst oder unbewusst umbenennen und dadurch mien wohlüberlegtes System über den Haufen werfen.

Außerdem habe ich ja nur eine einzige Schule, es zeigt aber wie „mächtig“ eigentlich SDS ist, denn man könnte problemlos User/Gruppen/.. für mehrere Schulen, ja ganze Länder (!) mit SDS automatisiert anlegen lassen (was übrigens auch im Ausland so passiert)

 

...etwas Geduld

Nachdem der erste Sync durchgelaufen ist, werden alle Personen und Gruppen (Schulen + Teams) angelegt und man kann sich schon mal das Ergebnis direkt in der SDS-Übersicht anschauen.

Praktisch sind hier die Lehrer- und Schülerübersichten, die bei einem Mausklick sofort anzeigen, welcher Lehrer/Schüler in welchen Teams ist. Auch die Gruppen-Ansicht schaut schon mal sehr vielversprechend aus. Aber Achtung: Jetzt heißt es noch etwas warten…

Denn auch wenn die dahinterliegenden Office 365-Gruppen ziemlich rasch angelegt sind(also bei mir hat das nicht mal 5 Minuten für die 170 Gruppen gedauert), so braucht es noch etwas länger, bis auch die zugehörigen Microsoft Teams erscheinen. Gefühlt hat das sogar einen halben Tag gedauert, bis wirklich jede Office 365-Gruppe auch in Microsoft Teams bei jedem Lehrer „aufgepoppt“ sind. Das kann man man manuell „beschleunigen“, indem man im Office 365-Admin-Backend die Gruppe auswählt und in der letzten Registerkarte das Erstellen von Teams klickt:

Alles in allem ist der Prozess aber sehr zufriedenstellend, wenngleich ich mir eine graphische Oberfläche direkt in SDS wünschen würde, die die Zuordnung von Lehrern, Schülern, Teams,… direkt ermöglicht. Dei Arbeit mit Excel aus den „dummen Daten“ von Untis/Sokrates brauchbare CSV-Datein zu machen ist doch sehr aufwändig. Und ich würde mir definitiv wünschen, dass hier bitmedia und Grubers&Peters ihre Schnittstellen aufmachen würden, damit hier eine noch einfachere, ständige (!) Synchronisation erfolgen kann.

 

Die nächsten Schritte

Die organisatorischen Grundlagen sind nun mal gelegt und nun können die nächsten Schritte folgen. Jeder Lehrer, der in einer Tabletklasse bei uns an der HAK unterrichtet hat nun ein MS Teams zur Verfügung und kann damit seinen Unterricht gestalten/unterstützen. 

Nicht falsch verstehen, wir haben hier keine „Verpflichtung“ zum Einsatz von MS Teams, sondern es ist ein Angebot und es wird sich zeigen, wie das angenommen wird.

Eines hat sich aber bereits gezeigt: Nachdem viele Kolleginnen und Kollegen von den Funktionalitäten von MS Teams angetan sind, habe ich auch schon (manuell) sehr viele andere Klassenteams für sie erstellt. Wie gesagt: Im heurigen Schuljahr ist das Ziel, nur die Tablet-Klassen (6) automatisch mit MS Teams zu „versorgen“, und kommendes Schuljahr wird das dann für ALLE Klassen ausgerollt. 

Ich hab unglaublich viel in diesem Prozess gelernt und freue mich besonders, dass aus meiner Vision von vor zwei Jahren nun endlich auch Realität wurde.

Jetzt heißt es mal meine eigenen Klassen sauber in MS Teams aufbauen und betreuen. Die Vorarbeiten habe ich schon gemacht und die OneNote Class Notebooks sind schon angelegt, jetzt gilt es, diese mit Inhalten zu füllen und auch neue Möglichkeiten zu erkunden, damit auch diese Jahr wieder – nicht nur für meine Schülerinnen und Schüler, sondern auch für mich – zu einem erfolgreichen Lernjahr wird!

So schaut zur Zeit meine MS Teams-Umgebung aus, schön, wenn Visionen Realität werden.
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