Kurt Söser

„Pimp“ your OneNote!

black smile - quadrat

Mit 10 Tipps zum OneNote Profi

Seit 2009 setze ich OneNote in meinem privaten und beruflichen Jubiläum ein und ich hab so einiges mitgemacht in diesen zehn Jahren. Von den ersten „Versuchen“ mit Stifteingaben über die SkyDrive (sic!)-Anbindung bis hin zur ersten OneNote App mit Radial-Menü (Schade, dass es das nicht mehr gibt!) und den neuesten Features kann ich glaube ich behaupten, ich gehöre zu den OneNote-Power-Usern.

Mein 10jähriges „OneNote-Jubiläum wollte ich unbedingt mit einem Blogpost feiern und darum gebe ich Dir heute meine 10 Tipps*.

*Da sich die Tipps hauptsächlich auf die Windows 10-App beziehen ist mein wichtigster Hinweis:

Vergiss OneNote 2016 !!!

Wechsle zur/Verwende die OneNote Windows App!

 

  • Mehr als EIN Notizbuch

    Verwende unbedingt mehr als nur ein Notizbuch! Erst mit mehreren Notizbüchern kannst Du effektiv und effizient arbeiten

  • Deine Notizbücher leben!

    Jedes Notizbuch ist eine "lebende" und "lebendige" Struktur! Erstelle neue Abschnitte, neue Seiten, arrangiere neu, sortiere,...!

  • Arbeite mit Abschnitten und Abschnittsgruppen!

    Gerade als OneNote Einsteiger macht man den Fehler alles nur auf Seiten abzulegen. Organisiere Dich mit Abschnittsgruppen und Abschnitten um den Überblick zu behalten.

  • Seiten sind unendlich groß, nutze den Platz doch!

    Die meisten OneNote-User verwenden OneNote immer noch wie Word. Doch OneNote-Seiten sind nicht auf A4 beschränkt, also beschränke Dich nicht in Deinem Denken/Notizen machen!

  • Stifte? Stifte! Noch mehr Stifte!

    Eines der absolut genialsten Dinge in OneNote sind die Stiftfunktionalitäten. Stelle Dir Deine Lieblingsstifte zusammen und schreib, skizziere, DENKE mit dem digitalen Stift!

  • Nutze Tabellen zum Arrangieren von Content

    Da OneNote nicht absatzorientiert ist, kannst Du Dir Tabellen nutzbar machen, um Inhalte anzuordnen

  • OneNote App am Smartphone

    OneNote wird durch die Verbindung von allen Endgeräten und Plattformen zur absoluten Killer-App. Du hast alles dadurch immer zur Hand, egal wo Du bist!

  • Pin

    Pinne Dir Seiten und Abschnitte an Dein Windows Startbildschirm an, damit bist Du ganz rasch in Deinen Notizen! (Kenne echt niemanden außer mich, der dieses Feature verwendet)

  • Vorlagen

    Mit Vorlagen sparst Du Dir nicht nur viel Zeit, sondern kannst Dich effektiv organisieren. Das Beste: Jeder Abschnitt kann eigene Vorlagen haben.

  • Feature: Replay

    ein unglaublich mächtiges Feature der OneNote App ist die "Wiedergeben"Funktion. Damit kannst Du Dir Schritt für Schritt anschauen, wie die Notizen auf Deiner Seite entstanden sind.

Mehr als nur EIN Notizbuch

OneNote Anfänger „machen den Fehler“, dass sie alles in EIN Notizbuch ablegen wollen. Dadurch werden diese einerseits mit der Zeit sehr unübersichtlich, andererseits entsteht dadurch auch das Problem, dass keine Zusammenarbeit erfolgen kann, weil man ja nur ein ganzes Notizbuch, und keine einzelnen Abschnitte oder Seiten freigeben kann.

Es gibt verschiedenste Herangehensweisen, wie man hier seine Notizbücher anlegt, mein Tipp ist hier, dass Du Deine Notizbücher so anlegst, wie Du vielleicht auch Dein Leben „einteilst“: Privat, Arbeit, Familie, Freizeit,… Spätestens dann, wenn Du merkst, dass du zu viele Abschnitte hast, wird es Zeit für ein neues Notizbuch

Wenn Du in der Schule mit OneNote Class Notebooks arbeitest ist es sowieso klar, dass Du pro Klasse ein Notizbuch hast. Ähnliches gilt auch für Projekte, gerade, wenn Du dann diese Notizbücher dann freigibst bzw. kollaborativ arbeiten möchtest. 

Hier aber gleich auch der Warnhinweis: Zu viele Notizbücher sind da auch wieder problematisch. Ich habe ca. 15-25 Notizbücher gleichzeitig mit der App geöffnet und verliere so auch nicht den Überblick.

Mehrere Konten

Was für viele Leser wahrscheinlich garn nicht relevant ist, wird aber aber für alle relevant, die zzwei (oder mehrere ) Accounts bei Microsoft haben. Und das sind alle Lehrerinnen und Lehrer, die neben den Privat- eben auch noch einen Office 365-Account von der Schule haben.

Aber auch hier spielt die OneNote perfekt mit: Man kann beliebig viele Accounts (Privat- und Geschäfts-/Schulkonten) mit der App verwenden und kann so bequem, jedes Notizbuch in der selben App öffnen und auch problemlos dazwischen wechseln (oder z.B.: Inhalte kopieren/verschieben)

Was sich so banal anhört ist aber tatsächlich gar nicht so klar. Oder hast Du schon mal probiert, bei Facebook gleichzeitig mit zwei Accounts zu arbeiten?

 

Deine Notizbücher leben

Wie schon in meinem Blog-Beitrag „Mein OneNote-System“ beschrieben, empfehle ich, OneNote Notizbücher als „lebendige Struktur“ zu sehen. Etwas, das sich ständig ändert und immer dem aktuellen Stand anpasst. Abschnitte und Seiten werden bei mir laufend neu erstellt, verschoben, kopiert und sortiert, sodass ich passend zu meinen Arbeiten und Projekten immer die Dinge beisammen habe.

Es ist aber auch wichtig, dass ich Notizbücher wieder schließe, wenn ich diese nicht mehr benötige. Das passiert zum Beispiel am Schuljahresende mit allen meinen OneNote Class Notebooks.

Notizbücher leben in der Cloud?

Microsoft hat ja mit der OneNote App den „Cloud-Zwang“ eingeführt, heißt Notizbücher können nur mehr auf OneDrive bzw. OneDrive for Business/SharePoint gespeichert werden. Lokale Speicherung ist nicht mehr möglich. 

Für mich ist das de facto kein Problem, sondern sogar ein essentielles Feature (siehe Smartphone), das eigentlich OneNote so unglaublich stark macht.

Für Leute, die hier der Cloud nicht vertrauen, kann ich folgenden simplen Trick empfehlen:

  • Lege ein leeres Notizbuch in OneDrive an.
  • Deaktiviere unter Optionen die Synchronisation der Notizbücher
Dadurch werden die Veränderungen zwar lokal auf Deinem Gerät gespeichert (im OneNote-Cache – dieser findet sich sehr versteckt unter: 
C:\Users\\AppData\Local\Packages\Microsoft.Office.OneNote_8wekyb3d8bbwe\LocalState\AppData\Local\OneNote)
Die lokal gespeicherten Cache-Files werden aber dann nicht synchronisiert und somit auf OneDrive/SharePoint übertragen.

Arbeite mit Abschnitten und Abschnittsgruppen

Analoge Notizbücher/Ringmappen können ja auch mit Trennblätter unterteilt werden und ich empfehle Dir hier, von dieser Funktion im „digitalen Pendant OneNote“ reichlich Gebrauch zu machen. 

Bei mir ist es auch aufgrund der vielen Projekte und Events schon einfach notwendig, hier eine gute Aufteilung und Unterteilung zu haben. Es gibt bei mir auch die „Faustregel“: Kein Abschnitt darf so viele Seiten enthalten, sodass diese nicht mehr in die Seitenansicht passen! Das sind maximal ca. 25-30 Seiten bei meiner Bildschirmgröße.

In meinem privaten Notizbuch verwende ich die Abschnittsgruppen um zwischen „aktive Projekte“, „on hold“, „Maybe“ und „Archiv“ zu unterscheiden, in meinem kurtrocks Events-Notizbuch, wo ich für alle meine Events je einen eigenen Abschnitt erstelle, gruppiere ich nach Monaten. Diese Gruppierung ist auch für die Arbeit in der Schule sehr effektiv, da so automatisch auch noch eine Archivierung stattfinden kann. Am Ende des Monats verschiebe ich die so absolvierten Abschnitte (Events) in mein Archiv-Notizbuch.

Ein paar Dinge sind hier für mich noch wichtig:

  • Die verschiedenen Farben der Abschnitte helfen bei der schnelleren Navigation
  • Oftmals gebe ich auch noch ein Icon zum Abschnitt dazu, damit es optisch noch etwas ansprechender ist und ich Dinge einfacher wiederfinde.
  • Abschnitte können frei angeordnet werden 
  • Nachdem Abschnittsgruppen IMMER nach dem Alphabet angeordnet werden, schreibe ich immer Nummer vor den Abschnitt, so kann ich die Reihenfolge der Abschnittsgruppen festlegen.

Technische Info für echte Profis

Das „Speichersystem“ von OneNote unterscheidet sich grundlegend vom „klassischen Ordner und Datei-System“ in Windows. Das hat den Vorteil, dass die Synchronisation nicht immer ganze Dateien und Ordner in die Cloud hochladen muss, sondern immer nur die neuen Dinge. (Delta-Sync)

So erscheint jedes Notizbuch am Cloud-Speicherort einfach nur als „OneNote-Notizbuch“; es scheint eine einfache Datei zu sein. Ist es aber nicht! Eigentlich versteckt sich dahinter doch wieder ein ganzes File-System. Und zwar sind Abschnittsgruppen eigentlich Ordner und Abschnitte sogenannte „.one-Dateien“.

Für den „Normal-User“ ist das gar nicht ersichtlich und aufrufbar, da muss man schon ein bisschen tiefer in die Materie eintauchen und sein Notizbuch „hacken.

Hier verweise ich auf den Blog-Beitrag „So you want to hack your OneNote“ des „Godfather of OneNote“ Cal Armstrong.

 

Mein kurtrocks Events Notizbuch mit den Abschnittsgruppen und Abschnitten in OneNote und im OneDrive

P.S.: Wer dieses dahinterliegende Prinzip verstanden hat und auch noch weiß, dass man auf OneDrive for Business/SharePoint verschiedene Lese- und Schreibrechte verteilen kann, der kann damit ganz schön coole Dinge anstellen UND der weiß auch, wie die OneNote Class Notebooks technisch umgesetzt werden.

 

Mit den Berechtigungen in OneDrive kann man ganz coole Dinge anstellen...

Seiten sind unendlich groß, nutze den Platz!

Beispiel meiner Präsentationsseite für Workshops, wo - ähnlich zu Prezi - vom Überblick ganz rasch zu den Details gezoomt werden kann

Ich sag ja immer in meinen Workshops, es gibt zwei Arten von OneNote-Usern:

  • User 1 öffnet OneNote, denkt sich: „was soll das lila Word?“, schließt OneNote und macht es nie wieder auf
  • User 2 öffnet OneNote, kommt drauf, dass man hier verschiedenste Inhalte beliebig auf einer riesigen Fläche arrangieren kann, und nutzt für seine digitale Notizen nie wieder etwas anderes als OneNote.

Ich bin fest davon überzeugt, dass es keine OneNote-„Gelegenheitsuser“ gibt. Entweder man setzt OneNote ständig ein, oder lässt es.

Auch ein beliebter Gedankenfehler ist, dass OneNote-Seiten wie Word-Seiten „funktionieren“: Absatz-zentriert und auf DIN A4-Seiten beschränkt. Doch der Erfinder von OneNote Chris Pratley hat das Konzept „digitales Notizbuch“ konsequent bis zu Ende gedacht. So wie eine Webseite auf DIN-A4 keinen Sinn macht (oder ein digitaler Kalender mit Leder-Imitat), so macht ein digitales Notizbuch keinen Sinn, dass sich auf DIN-A4 beschränkt.

Durch die unendlich große Seite, kannst Du beliebigen Inhalte beliebig arrangieren und so den Inhalt in genau der Art und Weise aufbereiten, wie Du das brauchst. Bei meinen Workshops verwende ich zum Beispiel immer eine Präsentationsseite in OneNote, durch die ich bequem und rasch (mit dem Finger) navigieren kann und dank der Pinch-to-Zoom-Funktion auch – ähnlich wie in Prezi – auf die Details rasch eingehen kann. 

Gerade in der Schule liebe ich es, ein Art von „Lernlandkarte“ am Ende eines Kapitels zu erstellen und so verschiedenste Inhalte und auch verschiedenen Content (Video, Dateien, Audio, Stifteingaben, Text,… auf einer Seite zusammenzubringen.

 

Stifte? Stifte! noch mehr Stifte!

Der Grund, warum ich vor 10 Jahren auf OneNote gestoßen bin, war, da ich in meinen WIFI-Mathe-Kursen, einerseits vier Stunden auf Endlosfolien am Overhead geschrieben habe (und dadurch langsam jeden Abend blind wurde), auf der Tafel Dinge notiert habe, ein Skript verwenden durfte, viele Dinge am Computer (GeoGebra, Excel,…) vorzeigte… und ich mir irgendwann gesagt habe: Das kann doch gar nicht sein! So viele verschiedene Medien, immer dieser Medienbruch, da muss es doch was anderes geben.

Und so habe ich damals ein Endgerät mit Stifteingabe gesucht, mir einen sünd-teuren Dell Latitude XT2 zugelegt und nach den ersten Versuchen mit „Microsoft Journal“ bin ich dann schnell zu OneNote 2010 gekommen.

Stifteingabe ist seitdem für mich ein absolutes MUSS und eines der Key-Features von OneNote. Damit das Ganze noch effektiver von der Hand geht, habe ich mir auch im „Zeichnen“-Menü alle 15 möglichen Favoritenstifte eingestellt (die übrigens so auch automatisch (!) nach Word, PowerPoint und Excel synchronisiert werden!)

Darum auch mein Tipp: Richte Dir ein paar Stifte in verschiedenen Farben und Stärken ein. Diese bleiben auch im Vollbildmodus von OneNote oben angepinnt und sind somit nur einen Klick entfernt. Auch einen weißen Stift habe ich dabei, damit ich Dinge akzentuieren kann. Die Highlighter in Grau verwende ich oftmals auch zum Anfertigen von Sketchnotes (Schatten), ich liebe diese Art des Notizen-Machens und glaube, dass das erstens, jeder lernen kann und zweitens jeder lernen soll! Die Informationsverarbeitung bringt den ersten Lerneffekt und es macht irrsinnig viel Spaß. Leider habe ich noch einiges zu lernen. 

Der Dell Latitude XT2 war 2009 mein Einstieg in die Stiftbasierte PC-Welt
Meine Sketchnote zum Charisma Workshop von Nikola Vodicka (TIPP!)

Ein paar Sketchnote-Bücher

Empfehlung: Stimmtraining!

Nikola Vodicka

Diplomierte Sprecherin, Zertifizierte Trainerin, Diplomierter Lerncoach

Nutze Tabellen zum Arrangieren von Content

Auch wenn OneNote-Seiten unendlich groß sind und Du Inhalte beliebig anordnen kannst, so ist es ab und zu doch notwendig und auch ratsam, Inhalte relativ zueinander zu fixieren.

Dazu eignen sich am besten Tabellen. 

Ein Power-User-Tipp ist: Füge Tabellen nicht über das Menü ein sondern schreib einfach etwas auf einer OneNote-Seite, Drücke die TAB-Taste und schon wird eine Tabelle erzeugt. Mit ENTER am Ende der Tabelle springst Du in die nächste Zeile

Besonders möchte ich hier erwähnen, dass man Tabellen ineinander verschachteln kann, sodass man zum Beispiel wie im nebenstehenden Bild auch Rahmen erzeugen kann. Wie? Ganze einfach: Die eine Zelle wird mit einer Farbe gefüllt, die darinliegegende Tabelle mit weißen Hintergrund gefüllt und schon hat man einen netten Rahmen.

Tabellen können auch 

OneNote App am Smartphone

OneNote ist nicht nur einfach eine App, ein Programm, sondern ein ganzes Universum!

Erst durch die Verbindung über die Cloud ist die Verwendung der verschiedenen OneNote-Welten möglich und da mein Smartphone immer dabei ist, habe ich auch meien OneNote-Notizbücher immer dabei. Auf jedem Endgerät ist OneNote kostenlos als App verfügbar und man braucht sich nur mit seinen Microsoft-Accounts anmelden und hat sofort Zugriff auf seine Notizbücher.

Durch die Synchroinisation ist man so geräteunabhängig, was besonders unterwegs ganz praktisch ist (Flugtickets, Hotelbuchung,…) aber auch in der Schule unglaublich geniale Möglichkeiten darstellt!

Mein Lieblingsfeature in der OneNote Android App ist die Aufnahme von „analogen“ Inhalten, also z.b. Zetteln oder Präsentationsfolien. die automatisch zugeschnitten ganz rasch auf eine OneNote-Seite eingefügt werden können. Der Instant-Sync bringt mir das Ganze auch auf meinen Computer und ich kann dort sofort weiterarbeiten. (das Ganze geht natürlich auch direkt in der OneNote App und einem Gerät mit Kamera.

Gerade für die Arbeit in der Klasse ist das praktisch, da ich eine nahtlose Verbindung von analoger und digitaler Welt herstellen kann. Ein Übugnsblatt? ein Tafelanschrieb? ein Video aus der „realen“ Welt?. Ganz rasch hat mir das digitalisiert und in OneNote zur Verfügung.

 

Auch die Audio-Aufnahme liebe ich, um hier Infos „on the go“ in mein Notizbuch einzusprechen, wenn ich gerade mal keine Lust oder keine Hand freihabe zum Schreiben.

Nachdem so gut wie jede App am Smartphone auch die „Teilen“-Funktionalität  bietet, kann ich auch aus anderen Applikation ganz schnell Inhalte zu meinem OneNote-Notizbuch hinzufügen.

 

Anpinnen

Diesen Tipp gebe ich, weil ich es tatsächlich noch bei niemand anderen gesehen habe, dass OneNote-Seiten und Abschnitte auf den Startscreen gepinnt sind. Mit einem Rechtsklick (bzw. am Smartphone unter dem Drei-Punkte-Menü) kann man jede beliebige Seite, jeden Abschnitt und auch Notizbücher an den Start anheften.

Dadurch habe ich einen Shortcut aus meinem Startmenü heraus, der mich direkt auf die jeweilige Seite/jeweiligen Abschnitt bringt. Ein nicht zu unterschätzender Zeitgewinn, wenn man viel und oft mit OneNote arbeitet.

So kann ich mir auch ganz rasch Links zum Unterricht bereitstellen und bin innerhalb Sekunden ready to go.

Wunsch an die Entwickler...

Seitdem die OneNote Windows 10 App die Seitenleiste als neues Design-Element bekommen hat, denke ich über verschiedene Einsatzszenarien für diesen neuen (platz-verschwendenden) Bereich nach. Ich hab schon ein paar Ideen gesehen, wofür hier die OneNote-Entwickler diese Seitenleiste verwenden werden (darüber darf ich noch nicht reden!), aber meine Vorstellung habe ich ich nebenstehender Abbildung mit einem „Mock-Up“ erstellt.

Es wäre einfach cool, wenn man in der App auch Seiten/Abschnitte/Inhalte anpinnen könnte, oder Notizen nach Usern bzw. Datum anzeigen lassen kann. 

Was meinst Du? Hilf mir diese Idee zu verbreiten und retweete das Ganze!

 

Vorlagen

Auch seit einiger Zeit schon vorhanden sind Seitenvorlagen, die Dir sehr viel Zeit sparen können, wenn Du immer wieder das selbe Layout haben möchtest. Oder wie es mein geschätzter Kollege Phil Stangl (@mathematikROCKS) macht:

Geht wie gesagt ganz einfach:

  • eine Seite vorbereiten und „designen“
  • als Vorlage für den Abschnitt definieren

Hat übrigens auch den netten „Nebeneffekt“, dass diese Seitenvorlagen auch auf allen anderen Geräten als Vorlagen übernommen werden, ist also sind die Seitenvorlagen nicht lokal gespeichert, sondern cloud-basiert!

Für meine Besprechungen habe ich mir z.B. diese Vorlage zurechtgerichtet, damit ich alles auf einem Blick habe

Feature: Replay

Es gibt zahlreiche genial Features in OneNote (zeitkodierte Audioaufnahme, Schrifterkennung, Übersetzung, plastischer Reader,…), aber eines möchte ich bewusst hier als Pro-Tipp vorstellen, da es selbst viele OneNote Pwoer-User nicht kennen oder nutzen und es mir in der Klasse/im Unterricht unglaublich viele Möglichkeiten gibt.

Unter „Ansicht-Wiedergeben“ kann ich mir jeden beliebigen Content noch einmal ansehen, WIE er entstanden ist!

Gerade bei der Arbeit mit OneNote als „digitale Tafel“ ist dieses Feature einfach genial!

...und was meinst Du?

Welcher Tipp ist für Dich interessant?

Hast Du alles schon gekannt?

Setzt Du diese Dinge selber ein?

Was habe ich vergessen, was man als OneNote-Profi unbedingt kennen muss?

Teile doch in den Kommentaren Deinen besten Tipp, wie OneNote für Dich noch besser wird!

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5 Comments
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不赖!真的不赖!

Felix 6. Oktober 2019
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Ich trauere der OneNote2016 schon nach, weil mir in der App mindestens 3 Dinge fehlen, oder ich habe sie noch nicht gefunden: 1. In OneNote2016 konnte ich jede Seite per eMail verschicken. 2. Umgekehrt konnte ich mit Outlook jede eMail an OneNote senden. 3. Es bestand eine Verbindung von OneNote mit den Aufgabenn von Outlook, so dass man eine Wiedervorlagensystem hatte. Diese drei Dinge vermisse ich am Meisten. Andere finde ich nur schwer wie z.B. Drucken.   Viele Grüße